Affichage de poste - Adjointe administrative ( responsable de l'accueil)

Direction : Direction générale

Lieu de travail : Hôtel de Ville

Entrée en fonction : Dès que possible

Statut : Employée régulière

Taux horaire : Selon la convention collective en vigueur

DESCRIPTION DU POSTE :

Sous la supervision de la direction générale, l’adjointe administrative est responsable de l’accueil à l’Hôtel de Ville et assure un soutien administratif de première ligne. Elle participe à la rédaction et à la mise en forme de documents officiels, assure un service courtois au public, et contribue à la bonne gestion des activités internes.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• Accueillir les citoyens, les diriger adéquatement et répondre aux demandes générales;
• Assurer la réception téléphonique, le transfert des appels, la gestion du courrier;
• Rédiger des documents administratifs (procès-verbaux, lettres, tableaux, constats, avis publics);
• Gérer les réservations et l’organisation logistique des salles municipales;
• Effectuer le classement, la numérisation, l’archivage et les sauvegardes informatiques quotidiennes;
• Soutenir la production de la paie, la gestion des absences et certaines tâches comptables;
• Participer à l’application des mesures d’urgence et au maintien de la sécurité des données.

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES :

• Formation ou expérience pertinente en secrétariat ou administration;
•  Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
• Sens de l’organisation, autonomie, discrétion et professionnalisme;
• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec le public avec courtoisie et efficacité.

DATE D’AFFICHAGE : 2025-06-06

Information : Direction générale – 418 756-3444